Vuosi 2020 tulee jäämään historiaan Covid-19 viruksesta. Siitä miten se vaikutti yhteiskuntaamme, talouteemme ja meihin itseemme yksilöinä. Yhteiskunnalliset ja yksilölliset vaikutukset heijastuvat myös työpaikoille. Fyysistä läsnäoloa vaativissa töissä kuten palvelualoilla ja tuotannossa, tämä tarkoittanee mm. entistä suurempia panostuksia hygieniaan, puhtauteen ja sitä kautta työn turvallisuuteen. Lisäksi vaikutukset ovat johtaneet myös uusien liiketoimintamallien ja -ideoiden pakotettuun kehittämiseen radikaalisti muuttuneiden olosuhteiden takia.

Toimistoissa tehdään paljon yhteiskunnan ja elinkeinoelämän kannalta tärkeää työtä. Työympäristöt eri yritysten ja toimijoiden toimitiloissa ovat olleet erinäköisiä ja tarjonneet erilaisia tiloja työntekemiseen. Osalla toimistotilat ovat kuvastaneet vahvasti yrityksen vapaata hierarkiaa, luovaa hulluutta sekä yksilön vastuuta omasta tekemisestä. Näiden yritysten työympäristöissä tunnusomaisia tiloja ovat lounget, hot-desk alueet sekä erilaiset tiimi- ja scrumtilat. Toisaalla taas toimistotilat ovat kuvastaneet vahvasti työn tekemisen luottamuksellisuutta, työrauhaa ja mahdollisuutta syvään keskittymiseen. Näissä toimistoissa työhuoneet, taukohuoneet ja maisemakonttorit ovat luoneet rungon työn tekemisen tiloille.

Maaliskuun toisella viikolla Suomessa otettiin käyttöön poikkeuslait, joiden myötä monen työympäristökin muuttui kertoheitolla. Erilaiset työskentelyyn suunnitellut tilat muuttuivat kodin pöydiksi, työtasoiksi, silityslaudoiksi, sohviksi tai sängyiksi. Osalla oli työtilat valmiina kotona, mutta uskoisin, että iso osa allekirjoittaneen tavoin siirtyi tekemään töitä täysin muuhun käyttöön suunniteltujen kalusteiden äärelle. Samassa rytinässä koko Suomi opetteli hetkessä etätyö- ja etäopiskelukulttuurin. Näin tapahtui myös niissä organisaatioissa, joissa etätöitä ei oltu nähty aikaisemmin vaihtoehtona.

Mikä muuttuu, mikä jää? Mikä on toimiston rooli tulevaisuudessa? Tarkastellaanpa asiaa muutamasta eri näkökulmasta:

Tasapuolistuminen

Nyt kun valtaosa toimistotyötä tekevistä ihmisistä on tutustunut etätyön mahdollisuuksiin ja tylsyyteen, uskon organisaatioidenolevan tasapuolisempia suhtautumisessaan etätöihin. Aiemmin etätöitä karsastaneet ovat huomanneet töiden luonnistuvan myös kotioloissa ilman jatkuvaa esimiehen valvontaa. Samaan aikaan etätöitä ihannoineet ovat ehkä huomanneet kaipaavansa kollegoidensa seuraa tai sitä omaa tiimiä ympärille, kuullakseen mitä ihmisille kuuluu. Näin ollen yksi perusteltu näkemys on, että etätöihin suhtaudutaan tulevaisuuden toimistossa tasapuolisemmin eri organisaatioiden välillä.

Työympäristö muokkaa kulttuuria

Samaan aikaan yrityskulttuuriin luominen ja ylläpitäminen vaikeutuvat tai ainakin muuttuvat huomattavasti, koska työn monipaikkaisuus lisääntyy, etäjohtaminen yleistyy ja yksilöt helposti erkaantuvat. Työn monipaikkaisuuden lisääntyessä meillä jokaisella on omat pelisääntömme etätyöskentelyyn. Tällöin meistä jokainen alkaa luoda sitä omaa itsenäistä työskentelykulttuuria ja onkin mielenkiintoista nähdä, miten se vaikuttaa yhteiseen kulttuuriin tai yhteisiin prosesseihin. Onkin erittäin mielenkiintoista seurata tätä kehitystä ja miten asioita johdetaan tulevaisuudessa.

Sosiaalisuus on meille monelle valtavan iso osa töissä viihtymistä. Hyvinvointia ja motivaatiota ruokkivat älykkäät, hauskat ja ammattitaitoiset kollegat, joiden joukossa tuntee kuuluvansa osaksi jotain isompaa. Sosiaalisen eristäytymisen myötä kollegoiden vaikutus työpäivän kulkuun on paljon pienempi. Uskon vahvasti, että nimenomaan työn- ja työympäristön sosiaalisuus yhdessä eheän kulttuurin kanssa ovat suurimpia syitä sille, että tulevaisuudessakin töitä tehdään mieluusti yhteisessä toimistoympäristössä.

Saavutettavuus

En usko, että julkisen liikenteen saavutettavuuden tärkeys vähentyisi huomattavasti. Entistä todennäköisempänä pidän sitä, että yritykset pyrkivät huomioimaan ja tarjoamaan myös muita mahdollisuuksia liikkumiselle. Liikkumistapoja, jotka tarjoavat turvallisen tavan saapua toimistolle esimerkiksi omalla autolla, polkupyörällä tai kävellen. Tämä taasen tarkoittaa toimiston sijaintia joko pääväylien varrella, kehäteiden risteyksissä ja riittävillä parkkipaikoilla varustettuna. Samaan aikaan se voisi lisätä kiinnostusta toimistosijainneille tai vähintään satelliiteille lähempänä työntekijöitä. Hyvä julkisen liikenteen saavutettavuus on silti tärkeä tilanhakukriteeri, ja vaikea uskoa, että tämä muuttuisi tulevaisuudessakaan.

Turvallisuus

Turvallisuus on selvä voittaja vuonna 2020. Niin tilojen fyysisen turvallisuuden ja terveellisyyden näkökulmasta mutta uskoisin myös, että IT-turvallisuuden näkökulmasta. Etätyön lisääntyessä yritykset ovat paneutuneet myös tarkemmin etätyöskentelyn turvallisuuteen. On jouduttu miettimään ratkaisuja tiedon turvalliseen jakamiseen sekä levittämiseen niin organisaation sisällä kuin sidosryhmille ulkopuolellakin.

Asiakkaat ovat jo kysyneet meiltä mikä on neukkareiden tilatarve jälkeen koronan. Itse olemme puolittaneet neukkareiden kapasiteetin omalla toimistolla. Käynnissä olevissa tilahakuhankkeissa mietimme asiakkaidemme kanssa mitä varautuminen tarkoittaa tilamäärän, niiden jaottelun ja pelisääntöjen / käyttösääntöjen osalta.

Mutta ennen kaikkea turvalliset ja terveelliset tilat lienevät nousseen tärkeysasteikolla kärkipäähän yritysten arvoasteikossa. Koronan myötä turvalliseen toimistotyöhön liitetään erityisesti riittävät turvavälit, selkeät toimintaohjeet ja erinomainen hygienia. On todella mielenkiintoista nähdä, miten nyt lyhyellä tähtäimellä kaikkea asiointia ohjaava 6-feet distancing ja kahdenmetrin säde tulevat ohjaamaan työn turvallista tekemistä pitkällä aikavälillä.

Lopuksi

Koronavirus on jättänyt jo nyt suunnattoman jäljen yhteiskuntaamme ja vasta vuosien päästä osaamme arvioida sen todellisia vaikutuksia. Lopulliset vaikutukset meille selvinnevät vasta, kun virus on hallinnassa rokotteen tai muutoin saavutetun immuniteetin avulla. Uskallan nyt jo väittää poikkeusolojen vahvistaneen yritysten ketteryyttä, uskoa omiin kykyihin sekä rohkeutta tehdä radikaalejakin uudistuksia vajavaisella ymmärryksellä kaikista uudistuksen vaikutuksista.

Ehkä ensimmäisiä viitteitä tulevasta toimistomaailmasta aletaan saada syksyllä, kun etätöistä mahdollisesti palataan laajemmissa määrin takaisin toimistoille. Sitä ennen meidän on aika palata hetkeksi sinne tutumpaan etätyöympäristöön nimittäin kesälaitumille. Mökin terassit, laiturin nokat ja soutuveneen keulat ovat jo vuosia olleet toimistotyöläisten hyväksi todettuja etätyöpisteitä enkä usko tämän kesän tuovan siihen muutosta.

Aurinkoista kesän odotusta ja kaikkea hyvää.

 

 

 

 

 

 

 

Ville Inkeri
Head of Corporate Solutions
Newsec